Чем следует заняться в первую очередь?
Итак, руководитель подписал договор с новым арендодателем и установил день
переезда офиса на новое место.
- Первым делом необходимо оповестить работников
компании о предстоящем переезде. Сделать это можно, собрав всех
сотрудников на организационное собрание, или же пройтись по отделам,
сообщив все в устной форме, либо разослать сообщение по электронной почте.
- Неплохо перед переездом провести экскурсию на новое
место. Она поможет рационально спланировать размещение рабочих мест и
расстановку мебели. А работники смогут заранее продумать, каким
транспортом добираться на работу.
- Обязательно
нужно составить план-график переезда, в котором детально прописать все его
этапы.
- Важно
помнить, что смена места расположения офиса это определенные неудобства не
только для самой компании и ее работников, но и клиентов (партнеров).
Поэтому, чтобы дискомфорт от вашего переезда был минимальным, следует
оповестить клиентов и партнеров о новом адресе и желательно выслать карту
проезда к новому офису.
План переезда.
|
№ п/п
|
Мероприятие
|
Ответственные
лица
|
Сроки
|
Примечание
|
|
1
|
Посещение нового офиса и согласование всех условий с его
владельцами
|
Руководитель компании или его представитель
|
-
|
-
|
|
2
|
Назначение координатора переезда, распределение функций в
рабочей группе
|
Руководитель компании
|
Сразу же после определения даты переезда
|
Назначить ответственного за сборы, закупку необходимых
материалов, готовность нового помещения к работе, перевозку и т. д.
|
|
3
|
Уведомление партнеров, клиентов об изменении адреса
компании, подготовка карты проезда к новому офису
|
Координатор секретарь, руководители отделов
|
После определения даты переезда
|
Уточнить месторасположение (адрес, транспортная развязка)
|
|
4
|
Проверка состояния нового помещения и составление перечня
необходимых работ
|
Координатор переезда
|
После ревизии офиса
|
Для выполнения работ нужно привлечь: электрика,
сантехника, слесаря (обслуживающую компанию)
|
|
5
|
Составление плана размещения рабочих мест, расстановки
мебели (план-схема офиса), розеток, телефонных и компьютерных гнезд для
каждого рабочего места
|
Координатор переезда, или руководители отделов
|
После ревизии офиса
|
Утвердить план у директора
|
|
6
|
Подготовка и подключение всех коммуникаций, освещения
|
Координатор переезда, системный администратор, телефонист,
электрик
|
В течение 3 дней после определения даты переезда,
готовность — за 1–2 дня до переезда
|
Установка или перенос локальных сетей, подписание
договоров на обслуживание
|
|
7
|
Инвентаризация и составление полного перечня оборудования,
мебели и документов компании
|
Рабочая группа
|
Не позднее, чем за 2 дня до переезда
|
-
|
|
8
|
Заказ услуг грузчиков или специальной компаний по
перевозке
|
Координатор переезда
|
За 2 недели до переезда
|
Определение, составление сметы, заключение договора.
|
|
9
|
Согласование переезда с представителями собственников
«старого» офиса
|
Координатор переезда
|
За 1–2 недели до переезда
|
Уведомить «старых» арендодателей письмами о дате переезда,
предупредить охрану, получить разрешения на пользование грузовыми лифтами и
т. д.
|
|
10
|
Проведение совещания для всех сотрудников рабочей группы,
назначение кураторов процесса и объяснение задач
|
Координатор переезда
|
За 3-4 дня до переезда
|
-
|
|
11
|
Упаковка архивов и документации, маркировка коробок и
составление описи по отделам
|
Рабочие группы отделов или подразделений
|
За 1-2 дня до переезда
|
Сдать в макулатуру ненужную документацию и прочие бумаги,
передать ответственному лицу собранную документацию
|
|
12
|
Окончательная упаковка всего инвентаря, маркировка коробок
|
Все сотрудники, задействованные в процессе переезда
|
Накануне переезда за 1-2 дня.
|
Обязательно проверить общую готовность к переезду
|
|
13
|
Первый день
переезда:
Разборка (если надо), упаковка мебели; отключение и
упаковка оборудования с последующей маркировкой
|
Привлеченный специалист или представитель
фирмы-перевозчика
|
Накануне переезда
|
Каждый сотрудник обязательно должен подписать свою мебель:
стол, стул, шкафы, личные коробки, вещи.
|
|
14
|
Основной день переезда: вынос, погрузка, перевозка
в новый офис, разгрузка, доставка в помещение, распаковка мебели и техники,
вещей первой необходимости
|
Координатор переезда
|
-
|
Обязательно контролировать весь процесс
|
|
15
|
Заключающий день
переезда: (при необходимости)
Распаковка, расстановка вещей (архивов, книг, канцелярских
принадлежностей); оформление офиса: грамоты, обучающие стенды, цветы;
обустройство общих комнат — кухни, переговорной, приемной и т. д.
|
Все сотрудники
|
В процессе работы, не дольше, чем на протяжении 1-2 дней
после переезда
|
Оформление офиса желательно провести в первую очередь, это
поможет сотрудникам быстрее адаптироваться на новом месте
|
|
16
|
Подключение коммуникаций: сервера, мини-АТС
|
Системный администратор, телефонист
|
На следующий день после переезда
|
Проверка готовности: исправление неисправностей
|
|
17
|
Оформление изменения адреса с учетом требований госорганов
|
Юрисконсульт
|
После того как будут подписаны документы на аренду (после
переезда)
|
-
|
Первое, что нужно сделать, — это провести ревизию
и выбросить все ненужное. Далее создайте инициативную группу среди
сотрудников компании — работа найдется для всех, главное — желание! Обязательно
назначьте ответственного за подготовку и переезд в каждом отделе или
подразделении. Для всех определите конкретный объем работы.
Подготовив весь инвентарь для упаковки, можно
приступать к работе. В обязательном порядке следует маркировать все вещи и
коробки во избежание потери. Старайтесь упаковывать все рационально и
компактно: книги к книгам, канцтовары к канцтоварам и т. д. Все, что было
принесено на работу из дому, лучше заранее унести обратно домой. Что касается
оргтехники, все шнуры от нее нужно положить в коробки вместе с ней, это поможет
при распаковке быстрее найти все необходимое для подключения техники.
Пусть работники все архивы заранее сдадут на
хранение секретарю или делопроизводителю так будет надежней.
Прочитать о переезде офиса с компанией Ангил. |
